意外と忘れがちな“ビジネスマナー
じっくりおさらいしてみましょう  ー文書編ー

 

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4-1 はがき・封筒などの表書き

手紙や文書の作成は、その会社のフォームで作成するのが鉄則です。
一般の基本ルールで勝手に直してはいけません。

ー送付書を添えるー

書類や資料を社外に送る場合は、あいさつ文と内容物を記した送付状を添えること。

送付状は大切です

送付書の例

  1. タイトル
  2. 宛名
  3. 発信日
  4. 発信者
  5. 挨拶文
  6. 内容物~別記にして箇条書きでまとめる
  7. 締めくくり

重要書類や割れ物を送る時きれいな状態で届くように

*折り目をつけずに送りたい重要な書類などは、クリアファイルに入れるか、封筒に台紙などを入れる。
*CDやMO等を郵送する場合は、エアーパッキンなどで、丁寧に梱包しましょう。

宛名の書き方(事務的な文書の場合は、社名入りの封筒を使っても良い )

■縦長封筒
《表書き》封筒の表書き

  1. 住所、会社名
    会社名は住所と同じ高さから省略なしで書き始めること。
    *住所が2行になってしまう場合は、1行目よりも1文字さげたところから書き始めること。
    *会社名だけで出す場合は「○○株式会社御中」
  2. 部署名
    必ず書くこと。記載がないと相手に届かない場合があるので注意しましょう
    *会社名、役職名までで出す場合は「○○株式会社 営業部長 △△△△様」、「△△△△先生」とした場合は様をつけません。電話は簡潔に
  3. 受取人名
    封書の中央に住所より大きな字で記す。役職名を記入する場合は宛名の上に小さめに書き添えること。 *役職名は変わることがあるので、古い名刺や名簿を元に書く場合は確認しましょう
  4. 内容表示
    内容物の種類や重要度、郵便物の取り扱い方などを表す。

 

《裏書き》封筒の裏書き

  1. 封印
    のりで封をして合わせ目に「〆」または「封」と記入する。
  2. 発信日
    左端に記入する。省略してもよい。
  3. 住所・氏名
    封筒の合わせ目の左側に書く。合わせ目の右側に住所、左側に名前を書いてもよい。

*横長封筒
・切手は封筒の右上に貼る。
・封筒の開口部を上にして、左から住所を書く。
横長封筒






《郵便往復の返信の仕方》

*返信用の「○○行」は「行」を二重取消線で消し「○○様」や「△△御中」として返送します。

往復封筒の返信の仕方


4-2 ビジネス文書/社内文書の書き方

ビジネス文書は書き方のパターンが決まっています。文例を参考に必要事項を
書き加えていけば正しい文書が完成します。基本パターンを覚えましょう。

ビジネス文章の場合の多くは横書きです。紙の大きさは、A4が標準です。

  1. 文書番号を書きます。見本は、総務部が発行した00-00番目の文書という意味です。 社内文書の例
  2. 発信日を書きます。
  3. 受信者名を左側に寄せて書きます。いわゆる宛名ですが、社内の場合は役職名だけでよい場合もあります。
  4. 発信者名を右側に寄せて書きます。社内の場合は役職名だけでよい場合もあります。
  5. 件名、タイトルです。文字を大きくしたり、太字にしたり、下線を引くことで文書の内容がわかりやすくなります。
  6. 本文です。用件を簡潔に書きます。
  7. 別記です。内容を端的に伝えるために、箇条書きで書きます。
  8. 締めくくりです。「これで終わり」という意味で大切なものです
  9. 担当者名を書きます

 

4-3 ビジネス文書/社外文書の書き方

社内文書とは違い、社外文書は会社を代表するものです。
失礼のないような書き方をしましょう。

  1. 文書番号を書きます
  2. 発信日を書きます
  3. 受信者名は略語は使いません
    会社・団体名から個人名まで書きます。略語は失礼になりますので、株式会社を㈱などと略さないようにします。
  4. 受信者名は敬称をつけます
    ■個人宛:受信者の欄に個人名を入れた場合は「様」とつけます。
    ■組織宛:「○○株式会社」や「○○株式会社△△部」などの組織宛の場合は「御中」をつけます。
    ■複数宛:複数の人に宛てる場合は「各位」をつけます。
  5. 発信者名も略語は使いません
    会社名、役職名を入れた正式な表記にします。なお、住所や電話番号、FAX番号などを書き添えておくと親切です。
  6. 件名、タイトルです社外文書の例
  7. 時候の挨拶:社外文書では「拝啓」の後に季節を表す時候の挨拶がくることがあります。その後に「日頃は」などの感謝の言葉が続きます。
  8. 本文です。用件を簡潔に書きます
  9. 「謹んで申し上げます」という意味で「敬具」と書きます
  10. 別記です
  11. 担当者名を書きます
  12. 締めくくりです

時候の挨拶例

1月 新春の候 7月 盛夏の候
2月 春寒の候 8月 晩夏の候
3月 早春の候 9月 秋涼の候
4月 陽春の候 10月 中秋の候
5月  新緑の候 11月 晩秋の候
6月 初夏の候 12月 初冬の候



4-4 冠婚葬祭のマナー

-結婚式の招待状が届いたら-

招待状を受け取ったら、書式にのっとって返事を書き、早めに返送すること。

  • 「行」を消して「様」に書き換える
  • 「ご」「ご芳」などの敬称を二重線で消す
  • 「出席」「欠席」を○で囲む
  • 余白にお祝いの言葉を添える
  • 「ご欠席」全体を二重線で消す。(やむを得ず欠席する場合)
    結婚式の招待を断る場合、欠席の理由は「やむを得ない事情で~」とするのが一般的です。欠席理由を具体的に書くと「そっちの方が大事なんだ・・・」と相手を不愉快にさせることがあります。

冠婚葬祭のマナー

祝儀袋の種類

水引きの種類によってランクがあり、入れる金額によって使い分けましょう。

送る金額

水引きの種類
5千円~1万円 紅白または金銀の結びきり
1万円~3万円 紅白または金銀のあわじ結び
3万円以上 金銀の飾り結び


祝儀袋の種類

祝儀袋の書き方

■上包み

《表》祝儀袋の書き方
・名前は左右中央に書く。連名の場合は年長者順に右から並べること。
・会社名を入れる場合は、氏名の右に小さめに書く。

《裏》
慶事では「天を向くように」という意味で、下側を上にかぶせる。

中包み■中包み

金額・名前・住所を記入。一は壱、二は弐、三は参と書くのが一般的です。




御祝い金の目安

御祝い金は割り切れない奇数の金額を新札で用意する。ただし2万円の場合は「ペア」を意味するため、1万円2枚でよい。御祝い金は割り切れない奇数の金額を新札で用意する。ただし2万円の場合は「ペア」を意味するため、1万円2枚でよい。

■出席する場合

間柄

20代 30代
友人 2万円 3万円
同僚・先輩 2万円 3万円
上司 3万円 5万円

■欠席する場合

間柄

20代 30代
友人 5千円 1万円
同僚・先輩 3千円 5千円
上司 1万円 1万円

 

御祝いの品を送るとき

御祝いの品は、挙式の1週間前くらいまでには手元に届くように発送します。
品物は本人たちの希望を聞いて決めるのが一番です。職場でお金を出し合
って送る場合などは、「○○部一同」のようにします。


-訃報を受けたときの対応-

■弔事の確認事項

訃報を受けたら、まずはお悔やみの言葉を述べ、その後、以下の点を確認しておきます。

  1. 通夜、告別式の日時と場所
  2. 喪主の氏名と続柄
  3. 宗派
  4. 供花や花輪の受け入れについて
  5. 会社からの手伝いが必要か

■取引先の訃報を受けたら
取引先関係者の訃報を受けたら、すぐに上司と関連部署に連絡し、会社としての対応を相談する。

・通夜、告別式に誰が参加するか
・香典の額、供花、供物はどうするか
・手伝いが必要な場合は、誰が行くか
■社員および家族の訃報

社内規定などに基づく決定に従い、上司や同僚と相談しながら対応する。
*取引先に社員の訃報を知らせる時は「突然のお電話で申し訳ございません」
と詫びてから訃報を手短に伝える。相手から求められたら、通夜・告別式の詳細を記した文書をFAXで送る。

-不祝儀袋の選び方-

不祝儀袋は相手の宗派によって種類や表書きが異なります。名前は薄墨で書きましょう。

各宗派共通

不祝儀袋_表
ほとんどの宗教・宗派に使えるので、相手の宗教がわからない場合は「御霊前」と書く。
不祝儀袋_表
上下を下にかぶせて水引を書ける。慶事とは逆なので注意すること。
不祝儀袋_表
裏に金額、住所、氏名を必ず書く。連名の場合は代表者の住所、氏名を書く。

不祝儀袋_表
表書きは「御香料」「御香典」「御霊前」。浄土真宗は「御仏前」にする。
不祝儀袋_表
白無地の包みに水引は双銀。表書きは「御玉串料」「御榊料」「御神前」「御霊前」。
不祝儀袋_表
ゆりの花と十字架が印刷されたもの。白無地封筒でも可。水引なしで表書きは「お花料」。
 

- 香典の目安 -

金額は上司と相談して決めるのが無難。多すぎる香典は、かえって失礼になることも。香典に新札を使用するのは「準備していたようだ」という印象を与えてしまうのでやめましょう。新札しかないときは、縦に一度折り目をつけて使用しましょう。

間柄

金額
友人・同僚・上司 5千円~1万円
友人・同僚・上司の家族 3千円~5千円
取引先関係 5千円~1万円

 

 

 



 

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